Las herramientas m√°s √ļtiles para trabajar a distancia

Las herramientas m√°s √ļtiles para trabajar a distancia

La conectividad m√≥vil lleg√≥ para quedarse. Seg√ļn un estudio de la consultora IDC, 45 millones de ejecutivos requieren constantemente de acceso a Internet, a trav√©s de computadoras port√°tiles, dispositivos personales o tel√©fonos celulares.

La utilizaci√≥n de estas nuevas tecnolog√≠as ha permitido que los profesionales formen verdaderas oficinas virtuales, dise√Īadas para funcionar desde donde se encuentren. Gracias a estas herramientas, los viajes y salidas fuera de la oficina dejaron de ser un impedimiento para estar permanentemente conectado con el trabajo. No importa si se est√° en un aeropuerto, hotel o centro de convenciones.

“La oficina virtual es una soluci√≥n que permite a una empresa contar con las herramientas tecnol√≥gicas necesarias para gestionar nuestro d√≠a a d√≠a como si estuvieramos fisicamente en una oficina”, dice Eddie Morris, director de la Maestr√≠a en Direcci√≥n de Tecnolog√≠as de Informaci√≥n de la¬†Universidad Esan.

Hoy es posible ponerse en línea instantáneamente para leer y responder correos electrónicos, enviar documentos y verificar informes. A través de programas de descarga gratuita o por medio de dispositivos móviles, los ejecutivos puedan controlar prácticamente todo desde sus computadores o celulares, participar en reuniones claves y organizar tareas pendientes.

En el caso de programas, uno de los m√°s recomendados por los expertos para trabajar a distancia es¬†Google Apps, producto gratuito que ofrece Google a todos sus usuarios. Esta herramienta est√° preparada para ofrecer, sin instalar ning√ļn software en el ordenador, hasta 10 Gb de espacio por usuario, integraci√≥n total con cualquier servicio y asistencia de pago por tel√©fono. Adem√°s cuenta con correo electr√≥nico gratis, mensajer√≠a instant√°nea y un calendario para eventos y usuarios.

‚ÄúGoogle Apps tiene muchas ventajas‚ÄĚ, dice Manuel Alonso Coto, director del Master in Digital Advertising de¬†IE Business School. ‚ÄúSu costo es cero o m√≠nimo en comparaci√≥n con las costosas licencias de otros productos ofim√°ticos como Microsoft, no hacen falta grandes discos duros para tenerlo y no requiere de hardware o software especiales, ya que Google ejecuta los servidores por el usuario. Adem√°s de todo lo que tiene para comunicarnos, publicar y administrar servicios, podemos optar por su servicio de pago por usuario‚ÄĚ, explica.

Para el experto, Google Apps es el programa m√°s completo y adecuado que Internet ofrece para este prop√≥sito. ‚ÄúGoogle Apps puede resultar muy beneficioso para equipos de trabajo que se encuentran en locaciones diferentes y distantes, ya que permite compartir archivos y la colaboraci√≥n en tiempo real, adem√°s de movilidad y acceso a la documentaci√≥n desde cualquier parte‚ÄĚ, dice.

El programa incluye herramientas online como Gmail, para acceder a cuentas de correo electrónico desde cualquier sitio con hasta 3 Gb en la versión gratuita y 10 Gb en la versión de pago; Google Talk, un servicio de mensajería instantánea basado en la tecnología OpenSource de Jabber y que además es accesible desde el interfaz web de Gmail; y Google Calendar, para gestionar la agenda online, coordinar reuniones de negocios, y en general llevar el control de todo tipo de eventos e incluso compartir y colaborar en la creación del calendario.

Asimismo, cuenta con Google Office, calificado por muchos como la nueva competencia de Office de Microsoft y de OpenOffice, y que incluye¬†Google Docs¬†(parecido a Word), Hojas de C√°lculo (como Excel) y en breve a su propio sistema de presentaciones, como PowerPoint. ‚ÄúEste innovador producto tambi√©n esta disponible gratis y permite compartir y colaborar en tiempo real entre departamentos o empresa en el mantenimiento y seguimiento de documentos‚ÄĚ, dice Coto.

A juicio del especialista, este tipo de herramientas se han convertido en elementos claves para el futuro de las empresas. ‚ÄúEmpresas de tama√Īo medio estiman ahorros de US$50.000 anuales con una inversi√≥n de 1/3 del costo con respecto a soluciones m√°s tradicionales. Adem√°s, todas las acciones en torno a Google Apps van destinadas a crear nuevas formas de analizar los datos en las empresas‚ÄĚ, afirma.

Otro de los m√°s programas m√°s recomendados y de f√°cil uso es¬†Skype, que¬†busca conectar a los usuarios v√≠a texto, a trav√©s de mensajer√≠a instant√°nea, voz o v√≠deo. Fundado en 2003 por el dan√©s Janus Friis y el sueco Niklas Zennstr√∂m, creadores de Kazaa, una de sus grandes fortalezas es precisamente la comunicaci√≥n por voz entre usuarios, cuyos llamados son totalmente gratuitos en cualquier parte del mundo o bien pagados a muy bajo costo entre computador y red fija o celular. ‚ÄúUna de las herramientas que m√°s utilizamos para estar en contacto con nuestros clientes y colaboradores es Skype‚ÄĚ, dice Roger Marull, gerente general de¬†Meta4 Chile.

El software cuenta con servicios de data, fax, contestador autom√°tico, conferencia y videoconferencia, y puede mantener comunicaci√≥n bidireccional entre usuarios. Tambi√©n permite el desv√≠o de llamados y mensajes de texto, gracias a lo cual los consumidores del sistema con n√ļmero telef√≥nico Skype asignado, pueden recibir los llamados o mensajes directamente a su computador o generar el desv√≠o de √©stos a un tel√©fono celular o de red fija.

Zoho Business Suite, es otro de los software que m√°s aconsejan utilizar los expertos. El programa corresponde a un conjunto de aplicaciones web desarrolladas por la empresa estadounidense AdventNet, la gran mayor√≠a de c√°racter gratuito. “Entre los software para oficina virtual que podemos usar tenemos el Zoho Business Suite que permite armar una oficina virtual con todos sus componentes”, explica Morris.

Para poder utilizar los servicios de Zoho es necesario el registro, al que se puede acceder directamente sin invitaciones. En la información de la cuenta del usuario se puede indicar el nombre en Skype y seleccionar el idioma y la ubicación geográfica, así como el huso horario. Estos datos se pueden posteriormente incorporar en las distintas aplicaciones a la hora de establecer reuniones o enviar invitaciones a otros usuarios para participar en la elaboración o el acceso a los documentos. El servicio tiene por el momento capacidad ilimitada de almacenamiento, aunque la intención es limitarla a un Gigabyte durante la fase beta de su lanzamiento.

Smartphones, los favoritos. En cuanto a los aparatos electrónicos más demandados, sin duda los smartphones llevan la delantera. Con características similares a las de un computador, estos teléfonos móviles se han convertido, hoy por hoy, en la herramienta que más utilizan los profesionales para mantenerse conectados en todo momento. Estos equipos se caracterizan por estar conectados a una red, que puede ser Edge o 3G, y contar con correo electrónico, servicios de redes sociales e incluso aplicaciones específicas para cada profesión. En el mercado existen cientos de marcas que ofrecen smartphones. Algunos de los más conocidos son la Blackberry, de RIM, y el iPhone, de Apple.

Con m√°s de 90 millones de ejemplares vendidos en todo el mundo, la¬†Blackberry¬†es, sin duda,¬†el smartphone preferido por los profesionales. Actualmente cuenta con una tienda de recursos llamada App World Blackberry, que proporciona aplicaciones como reQall, que permite grabar anotaciones de texto y voz, y crear una lista de ideas o quehaceres; Viigo, indispensable para suscribirse a m√ļltiples canales y estar al d√≠a de lo que est√° sucediendo en las √°reas de inter√©s; y Expense Log Pro 2, para quienes deben realizar notas de gastos, entre otras. ‚ÄúNosotros utilizamos diversas herramientas de trabajo que nos permitan estar conectados y trasladar nuestro ambiente de trabajo donde as√≠ se requiera. Pero adicionalmente los ejecutivos cuentan con Blackberry, que accede f√°cilmente a telefon√≠a e Internet‚ÄĚ, dice Marull de Meta4.

Seg√ļn la consultora¬†IDC, BlackBerry es el tel√©fono inteligente n√ļmero uno en Estados Unidos y n√ļmero dos a nivel mundial. Research In Motion (RIM), su creador, figura entre los cinco principales fabricantes de tel√©fonos celulares del mundo. De hecho, 10,5 millones de estos m√≥viles inteligentes fueron vendidos solamente en el √ļltimo trimestre.

Por su parte, el iPhone -considerado un celular de vanguardia- vendi√≥ 8,75 millones de ejemplares a nivel mundial s√≥lo en el segundo trimestre del a√Īo fiscal 2010. ‚ÄúUtilizo el iPhone todo el tiempo para estar conectado con la oficina. Es un tel√©fono amigable, con un gran gr√°fica y adem√°s f√°cil de manipular‚ÄĚ, dice Osvaldo Fehrmann, product manager de la empresa chilena¬†Chilectra.

El tel√©fono de Apple permite descargar cientos de aplicaciones para todo tipo de necesidades. Algunas de las m√°s utilizadas para realizar trabajo de oficina son Evernote, que permite capturar ideas en el aire a trav√©s de notas, fotos o sonidos; Remember the Milk, que permite organizarse mejor a trav√©s de notas, listas y recordatorios; iSpreadsheet, que sincroniza con Google Docs y permite manejar hojas de c√°lculo; y No Kahuna, que organiza proyectos de desarrollo grandes y peque√Īos. ‚ÄúLa √ļnica desventaja del iPhone en comparaci√≥n con la Blackberry, es que no puedes intervenir los archivos de Office, s√≥lo puedes verlos, pero a√ļn as√≠ lo prefiero por sus aplicaciones y por las variadas herramientas que posee‚ÄĚ, agrega Fehrmann.

Seg√ļn datos de¬†Claro, la demanda que ha tenido la Blackberry entre los profesionales, ha ido en aumento desde su inserci√≥n en el mercado. Esto se deber√≠a principalmente, a que RIM, su creador, tiene vasta experiencia en el desarrollo de sistemas operativos que soportan el uso intensivo de correos en el sector profesional/corporativo. De hecho, su Core Business ha dado un servicio de comunicaci√≥n para las empresas con un alt√≠simo grado de seguridad (encriptaci√≥n de datos), caracter√≠stica muy valorada por las compa√Ī√≠as, debido a que la informaci√≥n que fluye entre los ejecutivos es -muchas veces- confidencial. “Las Blackberry son la elecci√≥n habitual de ejecutivos que necesitan acceso regular a su correo electr√≥nico y a Internet, cuando est√°n fuera de la oficina por razones de seguridad”, sostiene la firma.

La empresa de telefonía agrega que el iPhone también ha experimentado un alza en la demanda, ya que las aplicaciones (algunas desarrolladas por terceros y otras propietarias de Apple) se han enfocado sobre todo en satisfacer las necesidades de los ejecutivos, principalmente las de sincronización con el pc de la empresa, con tecnología push (correos, contactos, agenda) que les permite estar al día dondequiera que estén.

Otras herramientas b√°sicas para trabajar a distancia son los notebooks y netbooks, computadores peque√Īos que por sus reducidos tama√Īo y bajo peso pueden ser trasladados f√°cilmente de un lugar a otro. La diferencia principal de ambos radica en su capacidad de almacenamiento. Mientras el primero posee m√°s memoria para producir y guardar archivos o documentos, el segundo apunta principalmente a consumir Internet, es decir, a navegar por la red, chequear el correo electr√≥nico y utilizar programas en l√≠nea; y a realizar funciones b√°sicas como procesador de texto y hojas de c√°lculo. A√ļn as√≠, ambos son igualmente aconsejables para aquellos profesionales que se encuentran fuera de la oficina y deseen estar constantemente conectados a sus trabajos.

Seg√ļn informes de la empresa Morgan Stanley, la navegaci√≥n y uso de datos en los dispositivos m√≥viles ha ido creciendo en forma exponencial, y por ello se podr√≠a pensar en que en un horizonte no muy lejano este tipo de equipos podr√≠an reemplazar a los laptops. Pero a pesar de estas estad√≠sticas, las limitaciones f√≠sicas de su tama√Īo har√≠a de los smartphones s√≥lo un complemento y no un sustituto de los pc, ya que tampoco llegar√°n a reemplazar muchas de las funciones que a diario se realizan en ellos. “Funciones como hacer planillas de c√°lculo, documentos y otras, no pueden realizarse con la misma comodidad en un dispositivo m√≥vil que un notebook”, concluye Claro.

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