¿Pasas mucho tiempo en tu correo? Prueba estos 6 tips de productividad
Hay pocas situaciones tan desalentadoras como regresar de una esperada semana de vacaciones y encontrar la bandeja de entrada de tu email con cientos, o incluso miles, de correos por abrir. Independientemente de si eres el tipo de persona que no soporta tener un solo email sin leer o si eres de aquellos que pueden ignorar felizmente 20 mil correos, es probable que tu email te provoque al menos un poco de estrés.
Yo no soporto tener al final del día un solo correo sin abrir, así que estaba ansiosa por encontrar nuevas formas para hacer que mi bandeja de entrada funcione mejor. Decidí probar algunos de los tips más populares para ahorrar tiempo en Gmail y ver si funcionaban. Aquí están 6 que recomiendo:
Segmenta tu bandeja de entrada
En mi opinión, la manera más fácil y rápida de tener bajo control tu bandeja de entrada es utilizando el sistema de pestañas de Gmail. En lugar de que todos tus correos aparezcan en la bandeja principal, se segmentan en 5 diferentes categorías: Principal, Social, Promociones, Notificaciones y Foros. Una vez que elijas las categorías que quieres usar, automáticamente Gmail filtrará tus correos en diferentes pestañas. En Principal encontrarás los correos que Gmail considera más importantes, Social contendrá todo lo relacionado a redes sociales, Promociones tiene la mayoría de boletines y correos de compras, Notificaciones abarca todo lo relacionado con aquello en lo que ya has trabajado (por ejemplo si usas Google Docs, aquí se categorizarán los comentarios, ediciones y sugerencias de los documentos compartidos) y Foros contiene las conversaciones de las listas de email o foros online.
El sistema de clasificación no es perfecto (y algunas personas aseguran que en realidad los hace perder más tiempo), pero para mí esta es la forma más sencilla de eliminar el desorden de mi bandeja de entrada. Como alguien que a menudo recibe propuestas y correos promocionales, este sistema me ha ayudado a saber cuando una persona envía un correo a cientos de personas, en lugar de ser una idea o solicitud hecha solo para mí. Para activar esta función en tu bandeja de entrada, todo lo que debes hacer es dar click en el ícono de la “rueda dentada” y seleccionar “Configurar bandeja de entrada”. Aquí te aparecerá la opción de elegir las categorías que te gustaría usar — yo solo utilizo las primeras cuatro.
Utiliza folders y etiquetas
Si tu bandeja de entrada está a reventar con mails “por revisar”, probablemente necesitas mejorar la organización de tus folders y etiquetas. Yo tengo una regla estricta respecto a mi bandeja principal de Gmail que debe de tener menos de 50 correos en todo momento, así que los categorizo en cuanto los recibo. La forma más fácil de hacerlo es analizar el tipo de correos que recibes con más frecuencia. Yo tengo folders diferentes para cada escritor o colaborador con los que trabajo, otro para correos relacionados con futuras reuniones o eventos, uno más para las historias en las que me interesa trabajar. Además tengo un folder llamado “por hacer”, donde coloco todo aquello que eventualmente hay que resolver. Así despejo mi inbox y sé a dónde ir si necesito revisar algún pendiente.
Usa filtros
Si recibes correos de una dirección compartida o un mail general asociado con tu compañía (por ejemplo info@yourbusiness.com o contact@yourbusiness.com), deberías saber que usar filtros es una forma de mantener despejada tu bandeja de entrada. A menudo este tipo de correos se convierten en la manera más sencilla para que los vendedores se pongan en contacto contigo y la cantidad de consultas que recibes puede ser abrumadora. Si ese es el caso, configurar un filtro para esa dirección de correo puede ser una excelente opción para que evites ver esas consultas en tu inbox cada día, todos los día.
Por ejemplo, yo recibo los mensajes que se envían a una dirección de correo compartida, pero estaban llenando mi bandeja de entrada. Así que creé un filtro para todo lo que se mandaba a ese email y ahora se brincan mi inbox y van directamente a un folder en mi email que reviso cada ciertos días.
Para hacer esto, da click en el pequeño triángulo en la barra de búsqueda de Gmail. Ingresa la información de los correos que quieres que salten tu bandeja de entrada, luego da click en “crear filtro”. Esto desplegará opciones sobre a dónde quieres que vayan los correos y qué debe pasar con ellos.
Activa el avance automático
Una de las características que siempre me ha frustrado de Gmail es que cuando archivas, pospones o eliminas un mensajes, en lugar de llevarte al siguiente correo en la lista, regresas a la bandeja de entrada. Quizá algunas personas disfrutan ver cuántos mensajes tienen por ver, pero personalmente yo prefiero revisar mis correos uno tras otro. Afortunadamente es muy fácil cambiar esta configuración predeterminada de Gmail a “avance automático”. Da cilck en el ícono de la rueda dentada, ve a Configuración, luego Configuración avanzada y da click para “habilitar” el avance automático.
Crea plantillas de respuestas
El avance automático es solo una de las muchas herramientas útiles que puedes encontrar en la configuración avanzada de Gmail. Si recibes muchos correos de personas que no conoces o emails con consultas, considera crear plantillas de respuestas. Yo me encontré escribiendo las mismas respuestas una y otra vez, así que decidí revisar si existía una manera de simplificarlo. Resulta que la hay. En el mismo menú de configuración avanzada, da click en “habilitar” plantillas. La siguiente vez que te encuentres escribiendo la misma respuesta, crea una plantilla.
Para hacerlo, escribe el texto. Después da click en los tres puntos que están en la esquina inferior derecha, los cuales aparecen después de que habilites la función de plantillas. Coloca el cursor sobre “plantillas”, luego sobre “guardar borrador como plantilla” y “guardar como plantilla nueva”. Después elige un nombre. De aquí en adelante aparecerá en “insertar plantilla”. Mi respuesta estándar se llama Estándar y la uso siempre que necesito responder rápido.
Usa el ícono de mensaje no leído
En realidad esto solo aplica para las personas que prefieren mantener el número de mensajes no leídos tan bajo como sea posible, pero uno de los trucos que me gustó más fue el ícono de mensaje no leído. Es otra herramienta que puedes encontrar en el menú de configuración avanzada. Da click para “habilitarlo” y podrás ver en la pestaña del navegador cuántos correos sin leer tienes en tu bandeja de entrada. Si regularmente tienes miles de mensajes sin leer, probablemente esto no te ayudará.
Las preferencias sobre el correo electrónico son increíblemente personales, pero encontré que revisar todo lo que puede hacer mi inbox de Gmail fue una forma rápida y relativamente sencilla de ser más productiva en mi email. Recomiendo que pruebes algunas de las funciones y así encuentres cuáles son las adecuadas para ti.
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